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公司企业如何做好接待服务工作

标签:做好接待服务工作

作为一家公司或者是生产型的企业,有供应商、客户、区域领导、外部人员来公司视察、拜访、参观、应聘等等都是很正常的事情。那么公司企业如何做好接待服务工作,让来公司的各类人员感觉轻松自如达到行程目的,高高兴兴来欢欢喜喜的去呢?在这有个前提条件:公司或者是企业在接待方面应有主管人员及很好的人员服务体系。


接待人员


第一、  收集客人来访信息。当有客人来访的信息,这些信息会第一时间反馈给接待主管人员,信息应该包括:客人来访的目的、来访的具体时间、客人人数及职位级别、客人来访路径、客人的大概喜好及文化背景等等,总之越详细越好。当然,这些信息收集的时候注意不要让客人产生反感的情绪,自然就好。


第二、  安排专车接送客人并反馈给对方。接待主管将收集的信息进行分析整理,考虑是否安排专车接送及接送的规模与等级,将客人从机场、高铁站、客运站等等转车场所接到公司。这点安排好后尽可能的将接车信息传给客人,以防临时通知显得仓促而尴尬。按照国人的待客习惯,送客人的专车信息可以在参观来访结束时告知,提前了反而有点不好。


第三、  考虑是否安排专门的接待礼仪及场所。如果是重要的客人,需要在公司或者企业大门口,甚至延伸到客人转车场所,安排礼仪小姐、鲜花花篮、红地毯、欢迎牌或者条幅等等。如果是普通客人,安排客人来访第一信息收集人员在大门口迎接即可。如果是区域领导来访或者是检查,则应安排此行目的相关的主管人员在门口迎接。


接待服务工作流程


第四、  安排合适的会面场所很重要。重要的客人一般会直接安排到总经理办公室或者专用茶室,然后直接与总经理会面商谈。普通客人一般安排到公司会议室或者员工茶水间等等区域即可,这点应该根据公司环境进行选择,主要目的是与客人的身份对等以及让客人感觉到舒适。


第五、  接待客人的陪同人员的选择。在接待过程中,主要接待客人的主管或者是领导选定后,一般会根据客人此行的目的及客人数量,安排一定的专业人员进行陪同。陪同人员的数量不可超过客人的数量,否则会让客人感到无形的压力。


第六、  茶水饮料果品的选择。这个一般根据客人的喜欢及区域民族习惯进行安排,如果选择不当,在整个接待会面中会让客人无所适从,接待的氛围略显尴尬。比如客人爱咖啡,而接待时采用茶水就不行。同时,需要注意的是,在上咖啡或者上茶、果品的服务人员,也不宜太多,一般1-2个即可。


第七、  会面后的中餐或者是晚餐的安排。这点也很重要,一般国内大型公司的会面目的是否成功,往往取决于这顿饭上。国人就喜欢在酒桌上谈事情,而且以酒会英雄。


第八、  住宿的安排。有时候客人的行程会有点长,所以在住宿方面也需要较为妥善的考虑,尽可能的在公司企业附近,找一家较为好的住宿酒店。


第九、  安排临时性的引导服务人员。毕竟客人来到生疏的环境,部分客人可能有上厕所或者临时性参观,这时在会面场所的引导服务人员即可很好的满足客人的需求。


总结:接待客人来访是一项展现公司企业形象的工作,该项工作的准备是否做的充足,整个接待体系是否完善,接待规格是否符合客人的职务等等,都较大程度的影响到客人的体验。在整个接待过程中,注意让客人待的舒适即可,无需非常特殊的进行一些安排。因为公司企业接待客人的主要点就是满足客人的来访的目的,尽可能的在维护公司的利益上让客人满意。在整个接待过程中,要有一定的灵活应变能力,或者准备“B计划”,让客人等待的时间也不可过长。另外,值得注意的是,很多公司在对应聘人员的接待上,做的是非常的不足的,很多应聘人员对接待过程中的不满,会导致对这个公司的不确信,甚至后期会拒绝该公司的产品或者服务。所以,接待工作和接待体系也是公司的一项重要工作,公司企业如何做好接待服务工作也会影响到公司的形象和发展。


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2018-03-20

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